Een literair project opzetten doe je niet van de ene dag op de andere. Je moet een originele invalshoek vinden, een inhoudelijke visie ontwikkelen, een concept uitwerken, samenwerkingen aangaan … En dan vaak ook nog een dossier samenstellen om subsidie aan te vragen. Bij de organisatie van je project kunnen we je niet helpen, maar voor het schrijven van een sterke subsidieaanvraag verzamelden we alvast 8 tips.
1. Lees het reglement
Aan welke voorwaarden moet mijn organisatie voldoen om een subsidie voor een literair project te kunnen aanvragen? Welke projecten komen in aanmerking? Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld? Het staat allemaal in het reglement. Lees het dus grondig door voor je je dossier begint samen te stellen.
2. Gebruik onze checklist
Welke informatie moet er allemaal in mijn aanvraagdossier zitten? Wat moet de commissie weten om mijn aanvraag goed te kunnen beoordelen? Dat lees je in het reglement en het aanvraagformulier. Gebruik die documenten als checklist; zo ben je er zeker van dat je dossier volledig is.
3. Maak het concreet
Leg in je dossier helder en concreet uit wat je wilt doen, waarom en hoe. Vertel ten minste meer over het concept van je project, het communicatieplan, de samenstelling van je organisatie of collectief, de verschillende activiteiten waar je mee bezig bent (geweest), je zakelijke en artistieke missie, je partners, de begroting en het belang van je vraag om subsidie.
Beperk je aanvraag ook niet tot algemene concepten en ideeën, maar vertel bijvoorbeeld welke auteurs of partners je wilt betrekken bij je project en waarom, voeg een (voorlopig) programma toe of licht toe hoe het project bijdraagt aan de verdere professionele ontwikkeling van je organisatie of collectief, vertel meer over de manier waarop je je doelpubliek wilt bereiken (als dat relevant is voor het project), enzovoort. Voeg waar dat kan ook beeldmateriaal toe: de commissie kan zich bijvoorbeeld makkelijker inbeelden hoe je tentoonstelling eruit zal zien als je de concepttekeningen en grondplannen meestuurt.
Ook wanneer de plannen voor je project nog niet rond zijn, kun je al concreet aangeven welke stappen je nog zult zetten om de voorbereiding op punt te zetten. Vertel bijvoorbeeld over het type partners of auteurs dat je wilt betrekken en geef een aantal voorbeeldnamen (ook als je nog geen contact met hen hebt opgenomen).
4. Geef een volledig beeld
Vertel in je aanvraag niet alleen over het project waarvoor je een subsidie aanvraagt, maar geef toelichting over de volledige werking en missie van je organisatie en hoe de aanvraag van de subsidie daarin past. Geef bijvoorbeeld meer informatie over de zakelijke ontwikkeling van je organisatie en spreek je ambities voor de toekomst uit.
Ga er niet van uit dat de adviescommissie je organisatie of collectief al kent: de samenstelling van de commissie wisselt regelmatig en de commissieleden krijgen je vorige aanvragen niet opnieuw te lezen.
Bob Van Mol
5. Leg uit waarom
Waarom wil je dit project tot stand brengen? Wat wil je precies bereiken? Wat zijn je doelstellingen? Hoe vormt je project een meerwaarde voor het literaire veld of voor het doelpubliek dat je wilt bereiken? Dat is belangrijke informatie voor de commissie om je dossier goed te kunnen beoordelen.
6. Vertel wat je partners doen
Een project realiseer je (bijna) nooit alleen. Vertel in je aanvraag met welke partners je samenwerkt en waarom je voor die partners hebt gekozen. Geef meer toelichting bij de rolverdeling in de samenwerking en leg uit wie wat zal doen. Als je partners financieel bijdragen aan het project, maak je dat ook duidelijk in de begroting.
7. Vertel je eigen verhaal
Schrijf je aanvraag vanuit jezelf of je organisatie: het heeft weinig zin om in je aanvraag te schrijven wat je denkt dat de commissie graag zou lezen. Door je eigen verhaal te vertellen kan de commissie je plannen beter inschatten en evalueren.
8. Dien een volledige en realistische begroting in
Om de noodzaak van een subsidie te kunnen inschatten, moet de adviescommissie een volledig beeld krijgen van de financiële situatie van je organisatie of collectief. Dien dus een volledige begroting in, waarin je alle kosten en opbrengsten in verband met je project opsomt. Het is niet voldoende om alleen die kosten te vermelden waarvoor je de subsidie zou gebruiken. Om je daarbij te helpen, hebben we een sjabloon opgemaakt waarin de typische kosten en opbrengsten voor een evenement zijn opgenomen. Pas dat sjabloon gerust aan om de financiële situatie van je eigen project duidelijk te maken. Vergeet zeker niet om een overzicht toe te voegen van de auteurshonoraria en vermeld daarbij het bedrag dat elke auteur krijgt.
Veel succes!